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圖書簡介

《文秘管理專業(yè)知識(shí)》
　　專門針對(duì)事業(yè)單位考試文秘、管理知識(shí)方面的備考用書。
　　以考點(diǎn)講解為主線，力求通過細(xì)致的講解，使考生在短時(shí)間內(nèi)盡可能多地掌握考點(diǎn)，擴(kuò)大知識(shí)面，以提高自身的應(yīng)試能力。
　　內(nèi)容、體例、版式等方面進(jìn)行了特別的設(shè)計(jì)，給考生備考提供了合理的方案。


目錄
上篇文秘專業(yè)知識(shí)第一章秘書工作概述
　　上篇文秘專業(yè)知識(shí)上篇文秘專業(yè)知識(shí)
　　
　　本篇考情綜述
　　本篇是關(guān)于文秘專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)的介紹，共分為8章。其主要內(nèi)容包括：秘書工作概述、秘書個(gè)人素養(yǎng)與工作藝術(shù)、辦公室日常工作及接待、信息與調(diào)查研究、辦公室信訪與督查工作、會(huì)議組織、秘書的常用禮節(jié)和秘書活動(dòng)禮儀、公文寫作。文中并對(duì)每一章內(nèi)容進(jìn)行了詳細(xì)具體的敘述，便于文秘專業(yè)學(xué)習(xí)者學(xué)習(xí)和參考。
　　第一章秘書工作概述
　　命題熱點(diǎn)導(dǎo)讀
　　秘書工作概述秘書的分類按服務(wù)對(duì)象劃分
　　按工作崗位和職責(zé)劃分
　　按職位等級(jí)劃分
　　按能力類型劃分
　　秘書工作的內(nèi)容和作用秘書工作的內(nèi)容
　　秘書工作的作用
　　秘書工作的性質(zhì)和職能秘書工作的性質(zhì)
　　秘書工作的職能
　　秘書工作的特征與規(guī)律秘書工作的特征
　　秘書工作的規(guī)律
　　秘書工作的基本原則與要求秘書工作的基本原則
　　秘書工作的基本要求
　　秘書工作的高層次要求
　　秘書工作的運(yùn)行與管理秘書工作的組織形式與工作方式
　　秘書工作的管理措施與制度要求
　　考點(diǎn)知識(shí)精講
　　第一節(jié)秘書的分類
　　由于時(shí)代的進(jìn)步和科學(xué)的發(fā)展，社會(huì)上各行各業(yè)的分工越來越細(xì)，也越來越規(guī)范，秘書的職業(yè)也應(yīng)社會(huì)的需求被分成各種類型。
　　一、按服務(wù)對(duì)象劃分
　　按秘書的服務(wù)對(duì)象來分，可分為公務(wù)秘書與私人秘書。
　　公務(wù)秘書是指服務(wù)于各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體的秘書人員。我國某些高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的專職秘書也屬于公務(wù)秘書，這是國家因工作需要特別配備的秘書，與一般的私人秘書不同。為著名的作家、科學(xué)家配備的秘書人員，也屬公務(wù)秘書，因?yàn)樵诒举|(zhì)上這些秘書人員是為機(jī)關(guān)單位服務(wù)的，而且由機(jī)關(guān)單位支付工資。私人企業(yè)雖然其資本為個(gè)人所有，但該企業(yè)的秘書如以企業(yè)的名義聘用，為企業(yè)服務(wù)，并由企業(yè)支付工資，那么，這些秘書人員仍可歸屬公務(wù)秘書范圍。
　　私人秘書是指由個(gè)人出資雇聘，服務(wù)于個(gè)人的秘書人員。私人秘書主要指律師、自由撰稿人、私人開業(yè)的醫(yī)生等所聘用的秘書人員。我國在改革開放前基本上沒有私人秘書，隨著改革開放的不斷深入，私人秘書涉及的領(lǐng)域越來越多，人數(shù)也不斷增加，成為秘書隊(duì)伍的一支新軍。
　　二、按工作崗位和職責(zé)劃分
　　按秘書的工作崗位和職責(zé)來分，主要分為機(jī)要秘書、行政秘書、文字秘書、信訪秘書、事務(wù)秘書、外事秘書等。
　　(1)機(jī)要秘書：從事保密和重要事務(wù)的秘書人員。包括領(lǐng)導(dǎo)人的專職秘書以及在機(jī)關(guān)、單位中負(fù)責(zé)秘密文電收發(fā)、印章密碼管理、承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的機(jī)密事項(xiàng)的人員。要求有較高的政治素養(yǎng)和很強(qiáng)的保密意識(shí)。
　　(2)行政秘書：協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好行政事務(wù)與提供綜合性服務(wù)的人員。要求既能發(fā)揮參謀作用又具有高效辦事的能力。
　　(3)文字秘書：承擔(dān)撰擬文稿及文稿審核把關(guān)任務(wù)的秘書人員。要求具有較高的理論政策水平、分析綜合能力及文字表達(dá)能力。
　　(4)信訪秘書：接待與處理群眾來信來訪的秘書人員。要求熟悉政策法令、 耐心細(xì)致、踏實(shí)負(fù)責(zé)，且有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力和溝通能力。
　　(5)事務(wù)秘書：主要負(fù)責(zé)單位總務(wù)后勤等工作的秘書人員。他們的工作范圍較寬，涵蓋通信、車輛、用房、環(huán)境管理等多個(gè)方面。要求組織能力強(qiáng)、勤勤懇懇、任勞任怨。
　　(6)外事秘書：從事外事服務(wù)工作的秘書人員，包括翻譯人員及負(fù)責(zé)外事往來的人員。要求有較高的政策水平，熟悉外事政策和外事溝通技巧，待人熱情大方、處事老練沉穩(wěn)、儀態(tài)大方，有相當(dāng)?shù)耐庹Z口譯和筆譯水平。
　　此外，在某些政府部門、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位還設(shè)有與行業(yè)性質(zhì)密切相關(guān)的專業(yè)性很強(qiáng)的秘書崗位，如教育科研系統(tǒng)設(shè)有教學(xué)秘書、科研秘書等。
　　三、按職位等級(jí)劃分
　　目前，我國已開始逐步推行秘書職位評(píng)定制度，將秘書人員分為初級(jí)秘書、中級(jí)秘書和高級(jí)秘書三個(gè)等級(jí)，不同等級(jí)的秘書將承擔(dān)不同的職責(zé)，并享受不同的待遇。學(xué)歷、理論水平和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)是評(píng)定職位的三個(gè)基本要素，并需要進(jìn)行一定的考核。評(píng)定秘書職位是我國秘書制度的一項(xiàng)重大改革，這將有利于形成合理的競爭機(jī)制，調(diào)動(dòng)秘書人員的積極性，吸引更多優(yōu)秀人才加入秘書隊(duì)伍，提高秘書人員的素質(zhì)，提升秘書工作的水平。
　　四、按能力類型劃分
　　按秘書的個(gè)性特征與能力劃分，可分為參謀型秘書、專項(xiàng)型秘書、公關(guān)型秘書、辦事型秘書。
　　(1)參謀型秘書：指那些思維活躍，具有創(chuàng)新精神，善于分析與綜合處理信息，調(diào)研能力強(qiáng)，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)提供參謀性服務(wù)，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的智囊型秘書人才。
　　(2)專項(xiàng)型秘書：指在某一方面具有較強(qiáng)的理論基礎(chǔ)與政策水平，寫作水平高，決策能力強(qiáng)的秘書人才。
　　(3)公關(guān)型秘書：指具有公關(guān)知識(shí)與公關(guān)能力的秘書人才。他們擅長溝通協(xié)調(diào)，能充分運(yùn)用公共關(guān)系的一些手段，搞好本單位與公眾的關(guān)系，從而樹立本單位良好的形象。
　　(4)辦事型秘書：指精明干練、辦事能力強(qiáng)、熱心服務(wù)的秘書人才。他們“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”，能任勞任怨、有條不紊地處理繁雜的事務(wù)性工作，猶如單位的“管家”。 
　　第二節(jié)秘書工作的內(nèi)容和作用
　　由于機(jī)關(guān)級(jí)別和類型不同，秘書工作內(nèi)容也不盡相同。級(jí)別層次高的機(jī)關(guān)，秘書工作內(nèi)容廣泛，分工細(xì)致，各項(xiàng)工作的專門化特色比較明顯；而在基層單位，秘書工作任務(wù)繁重，但是人員編制少，分工不細(xì)致，因此，秘書人員又具有“多面手”的特點(diǎn)。
　　本節(jié)將全方位介紹我國黨政機(jī)關(guān)秘書工作的基本內(nèi)容和作用。
　　一、秘書工作的內(nèi)容
　�。ㄒ唬┟貢�工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及其領(lǐng)導(dǎo)者的工作內(nèi)容
　　1.機(jī)關(guān)辦公廳（室）的基本任務(wù)
　　辦公廳（室）屬于秘書工作部門，是機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐。它的出現(xiàn)是秘書工作發(fā)展的必然結(jié)果。中外領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人都設(shè)置辦公廳或辦公室。它的主要任務(wù)是協(xié)助它所直屬的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)完成各項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)工作，尤其是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制定和實(shí)施決策服務(wù)。
　　辦公廳（室）的任務(wù)主要分為兩大部分：一是政務(wù)服務(wù)，包括辦文、辦會(huì)、文檔管理、代擬文稿、綜合協(xié)調(diào)等，這就是人們通常所說的秘書工作；二是事務(wù)服務(wù)，主要是后勤服務(wù)保障工作。
　　2.秘書長、辦公廳（室）主任的基本任務(wù)
　　秘書長和辦公廳（室）主任兼有秘書工作領(lǐng)導(dǎo)人和秘書人員的雙重身份。根據(jù)1951年中央人民政府批準(zhǔn)頒發(fā)的《政務(wù)院關(guān)于各級(jí)政府秘書長和不設(shè)秘書長的辦公廳主任的工作任務(wù)和秘書工作機(jī)構(gòu)的決定》，各級(jí)政府機(jī)關(guān)的秘書長或辦公廳主任主要承擔(dān)以下任務(wù)：第一，協(xié)助首長綜合情況、研究政策、推行工作；第二，協(xié)助首長密切各方面的工作關(guān)系；第三，協(xié)助首長掌管機(jī)關(guān)內(nèi)部的統(tǒng)一戰(zhàn)線工作；第四，協(xié)助首長掌管保密工作；第五，協(xié)助首長掌管機(jī)要工作；第六，主持日常行政事務(wù)（包括公文處理、會(huì)議組織、檢查和督促政府決議的執(zhí)行等事項(xiàng)）；第七，掌管機(jī)關(guān)事務(wù)工作。
　　因此，秘書長和辦公廳主任的工作任務(wù)，可以總結(jié)為“既要參與政務(wù)，又要掌管政務(wù)”兩個(gè)方面。而其中第一至第五項(xiàng)工作是需要協(xié)助首長完成的，具有明顯的參與政務(wù)性質(zhì)；而第六、七項(xiàng)工作則主要是掌管機(jī)關(guān)日常事務(wù)，具有明顯的事務(wù)性特色。政務(wù)院的這些規(guī)定，雖然是針對(duì)我國秘書工作高層領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)而言的，但是卻為全國秘書部門應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的主要工作內(nèi)容確定了基本格局。
　　(二）秘書工作的主要內(nèi)容
　　1.擬定、辦理公文
　　擬定公文是指根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者意圖和領(lǐng)導(dǎo)班子的決定精神起草公文或在領(lǐng)導(dǎo)者主持、指導(dǎo)之下，起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿。
　　擬定公文是秘書工作的傳統(tǒng)職能。現(xiàn)代社會(huì)，擬定公文更成為秘書工作的一項(xiàng)極其重要的日常工作。因?yàn)楣�文具有發(fā)布政令、傳達(dá)意圖、溝通情況、憑證記載等重要功能，因此，擬定公文是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，秘書人員應(yīng)該以高度的責(zé)任心對(duì)待。
　　辦理公文簡稱辦文，是圍繞公文的形成、處理、管理所進(jìn)行的全部工作，反映了公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部處理的全過程。
　　辦理公文是秘書工作中一項(xiàng)最基本的工作內(nèi)容，大致可以分為發(fā)文處理和收文處理兩類。其中，發(fā)文過程包括擬制、核簽、繕印、審核、簽發(fā)、立卷、歸檔等主要環(huán)節(jié)；收文過程包括簽收、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、立卷、歸檔等主要環(huán)節(jié)。在日常工作的發(fā)文和收文過程中，秘書人員都要按照黨和政府頒布的公文處理?xiàng)l例、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)辦理，做到分工合理、責(zé)任明確，確保公文處理過程的嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、優(yōu)質(zhì)、高效，為公文發(fā)揮應(yīng)有的效能創(chuàng)造條件。
　　2.辦理組織會(huì)務(wù)
　　辦理組織會(huì)務(wù)簡稱辦會(huì)，是指機(jī)關(guān)秘書部門或臨時(shí)設(shè)立的會(huì)議秘書機(jī)構(gòu)辦理與會(huì)議有關(guān)的各類具體事務(wù)，目的是為領(lǐng)導(dǎo)人開好會(huì)議做會(huì)前、會(huì)中和會(huì)后的各種綜合輔助性服務(wù)。辦會(huì)過程中應(yīng)主要做好以下工作：一是會(huì)議議題的協(xié)調(diào)與安排，應(yīng)與各方面協(xié)調(diào)聯(lián)系，將會(huì)上討論決定的事項(xiàng)預(yù)先整理形成文件形式后，再將其中已經(jīng)立題的成熟文件交給主管領(lǐng)導(dǎo)，決定是否提交會(huì)議討論；二是會(huì)議的統(tǒng)籌安排，即從整體上安排好會(huì)議的各項(xiàng)方面事宜，如會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參加人員、會(huì)場布置等；三是會(huì)議文件材料的印發(fā)、傳遞、清退、立卷、歸檔等；四是會(huì)議期間的各項(xiàng)服務(wù)；五是會(huì)議善后工作，如整理會(huì)議記錄、編寫簡報(bào)和會(huì)議紀(jì)要、督促檢查會(huì)議決策的落實(shí)等。
　　3.調(diào)查研究工作
　　調(diào)查研究工作是指圍繞中心工作，針對(duì)當(dāng)前領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心和急需解決的有關(guān)問題，調(diào)查了解相關(guān)情況，并進(jìn)行分析研究，寫出調(diào)查報(bào)告呈交給領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人。這是發(fā)揮秘書工作的參謀、助手職能，直接為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的一項(xiàng)重要工作。
　　每一項(xiàng)調(diào)查研究均應(yīng)做好調(diào)查準(zhǔn)備、調(diào)查實(shí)施和調(diào)查總結(jié)收尾這三個(gè)階段的工作。其中，準(zhǔn)備階段應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的需求確定調(diào)查題目，擬制提綱；實(shí)施階段要注意選準(zhǔn)調(diào)查研究對(duì)象，采用多種方式，廣泛搜集、認(rèn)真整理、深入研究調(diào)查得來的材料；總結(jié)收尾階段就是對(duì)調(diào)查研究工作進(jìn)行整體分析，在以前階段工作的基礎(chǔ)上，寫出調(diào)查報(bào)告。
　　4.信息處理工作
　　秘書信息處理工作是指按照黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作的要求，采集與處理信息，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策和實(shí)施決策服務(wù)的一項(xiàng)工作。凡是領(lǐng)導(dǎo)工作中要掌握的各種動(dòng)態(tài)、情況以及實(shí)際工作領(lǐng)域中帶有苗頭性、傾向性的問題，都需要收集并及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)部門。
　　開展信息處理工作首先要建立和健全信息網(wǎng)絡(luò)，這是搞好信息處理工作的基礎(chǔ)；其次要建立一支德才兼?zhèn)�、思路開闊、反應(yīng)敏捷，具有較強(qiáng)的觀察和分析問題能力的信息員隊(duì)伍；最后要實(shí)現(xiàn)信息處理工作手段的現(xiàn)代化，以便快速傳遞和處理信息。開展信息處理工作應(yīng)確保信息的收集、加工、存儲(chǔ)、輸出、反饋等基本環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。
　　5.溝通協(xié)調(diào)工作
　　對(duì)秘書工作而言，溝通協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容極為廣泛，依據(jù)協(xié)調(diào)對(duì)象劃分，有對(duì)上的協(xié)調(diào)（即對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者之間和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)之間的協(xié)調(diào)）、對(duì)下的協(xié)調(diào)、同級(jí)之間的協(xié)調(diào)、上下級(jí)雙方的協(xié)調(diào)、同屬部門的協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)工作的協(xié)調(diào)等，而其中最常見的是業(yè)務(wù)工作的協(xié)調(diào)，如會(huì)議協(xié)調(diào)、公文活動(dòng)協(xié)調(diào)、事項(xiàng)協(xié)調(diào)等�？傊�，凡是與領(lǐng)導(dǎo)決策和指導(dǎo)工作有關(guān)事項(xiàng)的協(xié)調(diào)，均屬于秘書工作的業(yè)務(wù)范圍。開展秘書協(xié)調(diào)工作時(shí)，可以利用的方式有電話協(xié)調(diào)、送文上門協(xié)調(diào)、請(qǐng)人進(jìn)門協(xié)調(diào)、登門拜訪協(xié)調(diào)、召開會(huì)議協(xié)調(diào)等。
　　6.信訪接待工作
　　信訪接待工作是處理群眾來信和接待群眾來訪工作的總稱，是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體的秘書工作的一項(xiàng)經(jīng)常性的重要工作。收到群眾來信，要及時(shí)拆封，認(rèn)真閱讀，做好摘記，準(zhǔn)確交辦，按“分級(jí)負(fù)責(zé)，歸口辦理”的原則妥善處理或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門辦理。有群眾來訪時(shí)，要熱情接待，認(rèn)真聽記，恰當(dāng)處理。
　　7.監(jiān)督檢查工作
　　監(jiān)督檢查工作的主要內(nèi)容分為三個(gè)方面，即對(duì)黨的路線、方針、政策和黨政機(jī)關(guān)工作部署落實(shí)情況的督促檢查；對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人批辦事件承辦情況的督促檢查；對(duì)文件和會(huì)議事項(xiàng)的督促辦理。監(jiān)督檢查工作的具體做法主要包括催辦檢查、實(shí)地調(diào)研、日常查辦、綜合反饋等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情況，向上反映情況。
　　8.公務(wù)接洽工作
　　公務(wù)接洽工作是指辦理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、平行單位、下級(jí)組織與本機(jī)關(guān)聯(lián)系公務(wù)事宜的接洽工作。這是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體均不可缺少的一項(xiàng)工作，是作為機(jī)關(guān)“窗口”的秘書工作經(jīng)常性的重要工作內(nèi)容，主要包括：承辦處理各機(jī)關(guān)單位直接派人或通過電話形式來本機(jī)關(guān)商洽或聯(lián)系的公文事宜，有協(xié)助聯(lián)絡(luò)公務(wù)，安排領(lǐng)導(dǎo)人接見，答復(fù)詢問，落實(shí)承辦單位，解決來訪者食宿、交通等事項(xiàng)。為確保公務(wù)接洽工作的順利進(jìn)行，秘書人員應(yīng)做到忠于職守、認(rèn)真執(zhí)行交接班制度和請(qǐng)示報(bào)告制度，做好值班日記和電話記錄。同時(shí)，還應(yīng)熟悉領(lǐng)導(dǎo)者情況，與有關(guān)部門保持密切聯(lián)系。此外，還應(yīng)善于處理人際關(guān)系。
　　除上述之外，秘書工作還包括管理日常事務(wù)、機(jī)要保密、文書立卷與歸檔、領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)安排、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦事項(xiàng)等。在日常工作中，秘書工作人員均應(yīng)以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，保質(zhì)保量，切實(shí)做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作和任務(wù)。
　　二、秘書工作的作用
　　秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)工作中，只有負(fù)責(zé)管理日常事務(wù)的責(zé)任和義務(wù)，沒有決定權(quán)和指揮權(quán)。但是，由于其所處的特殊地位及其所承擔(dān)的重要工作，決定了其具有下述作用：
　　（一）建議參謀作用
　　這方面的作用主要表現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)決策的過程中。首先，秘書工作人員需要在決策的準(zhǔn)備階段做好調(diào)查研究工作，整理相關(guān)信息和資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)可靠的依據(jù)。其次，在進(jìn)行實(shí)施方案的選擇過程中，秘書人員可以根據(jù)所掌握的信息和資料進(jìn)行分析研究，并憑借自己的經(jīng)驗(yàn)，為領(lǐng)導(dǎo)者提供有參考價(jià)值的材料、建議或方案。最后，在領(lǐng)導(dǎo)制定決策后，對(duì)于如何實(shí)施決策以及決策實(shí)施過程中產(chǎn)生的一系列新情況、新問題應(yīng)如何處理，秘書人員也可提供參考意見或反饋信息。除了為領(lǐng)導(dǎo)者的決策發(fā)揮建議參謀的作用之外，秘書人員在擬寫文件、提供辦事和辦會(huì)預(yù)案、提供辦事的建議、綜合處理信息等工作中，也需要充分運(yùn)用自己的聰明才智，努力發(fā)揮為領(lǐng)導(dǎo)者提供建議和參謀的作用。
　　（二）事務(wù)助手作用
　　秘書人員所起的事務(wù)助手作用更多的是指秘書人員輔助領(lǐng)導(dǎo)做好決策工作以外的具體事務(wù)性工作，使領(lǐng)導(dǎo)者有更多的時(shí)間和精力主抓大政方針問題，做好科學(xué)決策事項(xiàng)。秘書工作的助手作用主要體現(xiàn)在下列各方面的工作：一是做好日常的文書處理、會(huì)務(wù)和檔案管理工作；二是做好文件信息的加工篩選工作；三是做好領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作；四是做好公務(wù)接洽、信訪接待和領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排工作；五是做好領(lǐng)導(dǎo)人某些必要的生活服務(wù)工作等。此外，秘書人員還應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮主動(dòng)性，積極做好各方面的服務(wù)工作，爭取成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。
　　（三）中心樞紐作用
　　每一個(gè)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位都擁有一套指揮管理系統(tǒng)。而秘書工作部門則正處于這套系統(tǒng)的中樞位置，發(fā)揮著其他職能部門不可替代的中心樞紐作用。領(lǐng)導(dǎo)集體或者領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人的決策、指示，都要通過秘書工作傳遞給實(shí)施單位。因此，秘書工作是否健全完善，其工作是否運(yùn)轉(zhuǎn)自如，直接關(guān)系到機(jī)關(guān)工作能否正常運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，必須充分發(fā)揮好秘書工作部門的中心樞紐作用，真正做到“上情下達(dá)，下情上達(dá)”。
　　（四）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用
　　統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作是秘書工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是秘書工作的一項(xiàng)重要職能，主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：第一，在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮協(xié)調(diào)作用。決策前，領(lǐng)導(dǎo)者大都責(zé)成秘書人員對(duì)于要決策的問題組織或協(xié)同有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)研論證；決策后，秘書人員還要協(xié)同相關(guān)部門做好信息反饋工作，調(diào)查各有關(guān)實(shí)施單位對(duì)于決策的具體落實(shí)情況，保持工作運(yùn)行的暢通。第二，對(duì)于日常工作中難以解決的重要問題，秘書人員還要秉承領(lǐng)導(dǎo)思想同時(shí)協(xié)調(diào)各方力量，抓緊解決和落實(shí)。第三，在日常辦文、辦會(huì)、辦事過程中，哪些環(huán)節(jié)出現(xiàn)矛盾，一般均需要秘書人員按照領(lǐng)導(dǎo)的指示同各方協(xié)調(diào)關(guān)系，促進(jìn)決策的落實(shí)。
　　（五）形象窗口作用
　　在日常工作和各種交往中，秘書人員需要經(jīng)常代表機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人出面，例如內(nèi)外聯(lián)系、洽商公務(wù)、群眾信訪、迎來送往等事宜均需要由秘書出面完成。而對(duì)外行文、組織會(huì)議、安排領(lǐng)導(dǎo)人的公務(wù)活動(dòng)，更是秘書形象窗口作用在工作上的反映。因此，一個(gè)機(jī)關(guān)的形象及其工作面貌、工作作風(fēng)、領(lǐng)導(dǎo)者的形象等都與秘書工作的形象窗口作用有著非常密切的聯(lián)系，秘書人員在日常工作和生活中要堅(jiān)決抵制“門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦”的官僚主義作風(fēng)和習(xí)氣。
　　秘書工作的性質(zhì)和地位決定了秘書工作是機(jī)關(guān)工作中各種信息的主要集散地，因此，秘書工作成為方便領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的“信息庫”和“資料庫”，隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)者提供信息咨詢和服務(wù)。因此，秘書人員常常需要主動(dòng)進(jìn)行調(diào)查研究工作，及時(shí)地采集和收錄各種有用信息，向領(lǐng)導(dǎo)提供需要了解和掌握的各種動(dòng)態(tài)信息，做好領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)輔助和服務(wù)工作。
　　第三節(jié)秘書工作的性質(zhì)和職能
　　一、秘書工作的性質(zhì)
　　秘書工作是因領(lǐng)導(dǎo)工作的需要而存在的，屬于機(jī)關(guān)工作的一部分。要想準(zhǔn)確理解秘書工作的性質(zhì)，需要將其放在領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的領(lǐng)域來觀察和認(rèn)識(shí)。
　�。ㄒ唬┟貢�工作的輔助性
　　秘書工作的輔助性是指秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)工作中所具有的輔助性。秘書工作的產(chǎn)生具有必然性，它是由于統(tǒng)治階級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)群體為了滿足其自身工作運(yùn)轉(zhuǎn)需求而產(chǎn)生的。這就決定了秘書人員在處理解決任何問題的時(shí)候，都需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的意圖和需求來做，而不是代替領(lǐng)導(dǎo)者作出決定。即使秘書人員對(duì)某些問題提出了解決方案，這些方案也需要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)權(quán)衡確定后才能執(zhí)行。秘書工作機(jī)構(gòu)或秘書人員只能站在輔助的位置上行使職能，既不能缺位，也不能錯(cuò)位，更不能越位。秘書工作人員需要對(duì)自身進(jìn)行準(zhǔn)確定位，努力發(fā)揮好秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)工作中的參謀輔助作用。
　�。ǘ�）秘書工作的樞紐性
　　秘書工作的樞紐性是指秘書工作在機(jī)關(guān)工作中具有樞紐性作用。由于秘書工作部門是整個(gè)機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的必要條件和組織保障，因此只有秘書工作井然有序，高質(zhì)量、高效率地運(yùn)轉(zhuǎn)，才能夠?qū)崿F(xiàn)整個(gè)機(jī)關(guān)工作的各項(xiàng)職能，做到上情下達(dá)、下情上達(dá)、左右協(xié)調(diào)、步調(diào)統(tǒng)一，并帶動(dòng)職能部門同步運(yùn)轉(zhuǎn)。這種樞紐與核心地位決定了秘書工作的重要性。

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